顛末書 書き方。 交通事故を起こしてしまった時の顛末書の書き方【例文】

社内の顛末書の書き方のポイントと例文テンプレート

顛末書 書き方

顛末書とは 「顛末書」とはどのような書類なのかをご説明します。 「顛末書」とは、事故や不祥事があった場合や商品やサービスに問題があった場合にその一部始終の経緯を説明し、今後の再発防止対策を含め報告する書類で、事態の収束後に提出します。 同じような書類に「始末書」というものがありますが、「顛末書」は問題が起こった経緯などを客観的に整理し、再発防止策などを利害関係者に説明することを目的としています。 対して「始末書」はミスやトラブルを起こした本人がそれを詫びる反省文的な色合いが強い書類です。 また、状況報告や対応策などを具体的に提示することで、相手との信頼関係を再構築するための重要な手段としても活用されます。 「顛末書」とはどのようなものか理解頂けたでしょうか。 それでは「顛末書」の書き方について次に3つのポイントをご説明します。 顛末書の書き方3つのポイント 先ほどもご説明したように「顛末書」は反省文ではありません。 ですので、個人的な謝罪をするのではなく、客観的にどうしてそういう事態になったのかを記載する必要があります。 また、相手との信頼関係を再構築する目的もあるので、丁寧に記載するようにしましょう。 反省文ではありませんが反省の意図を含め、事実を隠さずに書くようにします。 結論から書き始める 「顛末書」はビジネス文章の一つです。 ですから、回りくどい言い回しや曖昧な表現は避けて読む人に情報が正確に伝わるように結論から記載します。 読む相手の立場になって文章を作成することでより伝わりやすくなります。 書き始めはだらだらと前置きをせず、はじめに結論を端的に記載しましょう。 つまり、この文章全体として伝えたいことの要約から書き始めます。 その際、個人の気持ちや感想を入れないようにします。 「何が起きたのか」「原因は何だったのか」「それに対してどういう対策をとったのか」「今後どうするのか」などの情報を含め簡潔に書くようにすると良いです。 「結論から書き始める」が一つ目のポイントです。 5W1H 繰り返しになりますが、「顛末書」は反省文ではありません。 ですので、個人の思いや反省を文章にするのではなく状況をできるだけ客観的に書く必要があります。 「いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」の5W1Hを意識して書くことで文章がより具体的になり誰が読んでも分かる文章に仕上がります。 「5W1Hを意識して書く」が二つ目のポイントです。 「顛末書」では以下の内容を整理してから書き始めると良いです。 いつ、どこで、どのようなことがおこったのか。 問題やトラブルがおきたことによる影響はどの程度のものなのか• なぜその問題やトラブルがおこったのか• 現状どのような対応がとられているのか• 今後の対策はどうするのか 誰が読んでも分かるように 「顛末書」は問題やトラブルなどの一部始終の経緯を説明し、今後の再発防止対策を含め報告する書類です。 報告書ですので誰が読んでも分かるように記載されていなくてはいけません。 これまでご説明してきたように客観的かつ具体的に記載することで誰が読んでも分かる文章にすることが出来ます。 また、社内宛ての場合、今後同じような過ちを繰り返さないように後に残す資料として使われることもあります。 ですので、誰が読んでも理解できる内容で簡潔に記載します。 「誰が読んでも分かるように」書くこれが三つ目のポイントです。 顛末書の例文 「顛末書」は出来ることなら書きたくない書類の一つではないでしょうか。 しかし、仕事上のミスや失敗は誰にでもおこる可能性があるものです。 もしものために参考例として例文をご紹介します。 社内向けの場合 社内宛ての場合、今後同じような過ちを繰り返さないように後に活用されることを意識して記載します。 ビジネス文章なので時候の挨拶などは不要です。 「顛末書」というタイトルは必ず記載します。 今回の発注ミスについて下記にその原因と今後の対策の詳細を記載致します。 目視確認した際に気付けなかった発注担当者の不注意による誤り。 2、 発見の経緯 〇〇(株)様から納品された際に商品が間違えているという誤注文が発覚。 4、今後の対策 今後は注文書を2人以上で確認する。 注文書の控えを保存し、上長に提出後、確認してもらう。 この度は担当者の不注意よりこのような事態となっていまいました。 ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。 今回提示させていただいた措置を行い、以後このようなことが起こらないよう徹底致します。 以上 社外向けの場合 社外に顛末書を送らなくてはならない時は社内用よりも使う言葉を選び、より丁寧な記載を意識します。 自社の信用にもかかわりますので提出の前に上司に確認するなどして提出することをお勧めします。 ご注文違いのものを納品してしまった経緯を調査した結果、ミスの原因が判明致しましたのでご報告申し上げます。 その際、仕様変更はスケジュール的に不可能という回答を得ていましたが、弊社〇〇〇が他業務に追われる中でその旨を貴社の担当者へと連絡するのを忘れてしまった。 3、 弊社製品担当者は〇〇が貴社へと仕様変更がスケジュール的に不可能の旨を連絡したと思い前回の仕様のまま納品を当初お約束した納品日に行ってしまった。 4、 納品後、機能確認のため御社の御担当者様が使用したところ、依頼した仕様が実装されてないことを認知し今回の事態が発覚致しました。 状況について貴社の〇〇部〇〇〇様に説明し、今回依頼いただいた仕様につきましてご要望に添えない旨をご理解いただいております。 このような事態を起こしてしまった原因は確認不足と思い込みです。 今後は口頭での確認だけではなく、弊社担当者同士で連絡漏れに気付ける環境にするため、システム上での確認をするプロセスを作る。 また、変更内容について関係者ならびに上長にも送るように致します。 形として残すことで複数人の目で確認する環境を作り、担当者間の思い込みや連絡違いが起こらないように徹底致します。 以上 まとめ 「顛末書」の書き方についてまとめてきました。 あまり良い場面で必要とされる書類ではありません。 そうであるからこそ、その書き方には注意が必要です。 良くこの文章の位置づけを理解して丁寧に記載するようにしましょう。

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顛末書の書き方》顛末書とは/例文/書式様式/文例/雛形/社内/顛末書の書き方 社外

顛末書 書き方

顛末書の意味とは 顛末書は『 てんまつしょ』と読み、仕事上ミスやトラブルが発生したり、不祥事が起きてしまったりしたときに、会社に対して経緯や問題の一部始終を報告するビジネス文書のことをいいます。 文字通り、ものごとの顛末を報告する書類です。 顛末書と始末書の違い 顛末書と始末書は似た意味合いで使われることが多いですが、厳密には異なる性質を持っています。 顛末書は、不祥事が起きた際、なぜそうなったのかを順序立てて報告する目的であるのに対し、始末書は反省を表す意味が強くなります。 懲戒、訓告など、社内処分が伴う場合に、始末書が用いられることが多いといえます。 トラブルや不祥事の当事者ではなくとも、その内容を良く知る責任者が書く必要があります。 企業は、トラブル発生時の対応能力が問われますから、虚偽や誇張なく事実を記載するように心がけましょう。 顛末書の項目 顛末書に記載すべき項目は次のとおりです。 いつ、どこで、何が起きたのか• 被害・損害の程度はどのくらいか• どのように対応をしたか• 今後の対策はどうするか• 担当者の意見 交通事故を起こした際の顛末書の書き方・例文 業務中に交通事故を起こしてしまった場合は、 公的機関への届出や 法的な手続が必要になることがあります。 また人命に関わるような大きな事故の場合は、会社の信用問題にまで発展します。 原因究明と再発防止のためにも、顛末書には事実を書かなければなりません。 記載すべき項目は次のとおりです。 事故発生日時• 事故発生場所• 事故発生内容• 事故発生の原因• 負傷等の程度• 対応状況• その大切な財産を紛失する責任は重いものと考えましょう。 紛失したのか、盗難にあったのか、個人だけの責任ではない場合もあります。 経緯を明確にして今後の対策を打つ必要がありますから、事実を隠蔽することなく細かく報告をしましょう。 記載すべき項目は次のとおりです。 紛失日時• 紛失場所• 紛失状況• 紛失した原因• 紛失したもの• 紛失者• 対応状況• 業務上、起きてしまった事故を二度と起こさないよう、再発防止策として作成することが顛末書の目的になります。 そのため、誰が読んでも内容が良くわかるように書くことを意識してください。 モレがないように書くには、 5W1Hに沿って文章を構成すると良いでしょう。 <5W1H>• いつ(When)• どこで(Where)• 誰が(Who)• 何をしたのか(What)• 経過・状況・程度(How)• 原因・理由(Why) 社外に提出する顛末書の宛名ですが、まず一番上に提出先の社名を書きます。 会社へ宛てる場合は『様』ではなく『御中』としましょう。 また、株式会社を㈱と略さないよう気をつけてください。 報告内容の重大度合いによって、担当者レベルでなく上司、役職者の名前を記載したほうが良い場合もあります。 誰の名前で提出をするかは、上司と相談して決めましょう。 顛末書は報告書類ですから、季語の挨拶などは入れず 直接本題から書き始めましょう。 その結果を受け、原因究明と、再発防止のための対策を講じましたので、 ご報告申し上げます。 問題の原因:製造ラインに入った社員が作業着をきちんと着用していなかったことがわかった。 問題の程度:人体に及ぼす影響はないと考えられるが、安全性を問われる結果となり、世間的な信用を失う結果となった。 損害費用• 販売済みの商品は、申し出のあったお客様には商品を回収したうえで代替品を送付。 今後の対策: 教育と制度の両面から見直しを実施する。 社員には研修を実施し、製造ライン入室の際にチェックリストを設ける。 社外に提出する際の注意点 顛末書の文書を作成したら、作成者名の箇所に印鑑を押印します。 作成日及び提出日を明記してください。 また、原因解明のために必要な実測データ、説明書、図面など 添付資料があれば同封しましょう。 顛末書を社外に提出する際の封筒は、一般的には 縦長の定形和封筒を用います。 白地、二重袋の様式を選ぶと良いでしょう。 宛名は、顛末書に記した宛名を封筒の表面に書きます。 裏面には作成者名を書きます。 反省の意が強いものが始末書ですが、客観的視点で報告するものが顛末書です。 その違いを理解したうえで、誰が見てもわかりやすいように内容をまとめましょう。

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【社内・社外別】顛末書の書き方・例文|遅刻/紛失/事故

顛末書 書き方

顛末書とはビジネスシーンにおいて何か失敗をしてしまった場合や、不祥事を起こした際に会社の上司に報告するために提出する書類のことを言います。 なぜ問題が発生してしまったのかといったことを詳しく書く必要があり、事の顛末を詳細に文書に書留めます。 そうすることにより、今後同じ問題が発生した場合の対応策を練り、また、同じ問題が発生した場合の防止策として書く必要があります。 問題の詳細を書いた文書をほかの社員と共有することにより、社内全体で取り組むことが可能となります。 謝罪文を入れるかどうかについて 場合によっては、顛末書には謝罪文を入れず、報告だけを行う場合もあります。 とはいえ、何か問題があった場合には一言謝罪を述べておいた方が、事の重大さを理解しているという点で、顛末書を受け取る方の印象も変わります。 そのため、謝罪文の必要はないとされている場合でも、1行目、または最後に謝罪の言葉を書き加えておきましょう。 時系列などの注意 顛末書は、上司に報告する文書として、問題がなぜ発生したのか詳細に記述する必要があります。 そのため、時系列についても詳しく記述する必要があり、間違った書き方をしてしまうと上司の方や管理職の方が、その問題について把握することができず、その問題に対する対処が難しくなってしまいます。 5W1Hを基本とした文章の作り方 顛末書の基本的な書き方は、「5W1H」を基準にかかれます。 「5W1H」とは、「When」いつ、「Where」どこで、「Who」だれが、「What」何を「Why」なぜ、「How」どのように、ということです。 「いつ」とは、問題が発生した日時のことを言い、「どこで」とは、どういった問題を起こしたのかその内容について、「何を」とは、なぜ問題が発生してしまったのかその原因について、「どのように」とは問題が発生した状況や問題の程度、経過についてです。 顛末書はこれらを基準にかかれ、意見や感想は取り入れず発生した事柄についてだけを記載します。 顛末書を書く際の注意点 顛末書を書くにあたっては、次のことに注意をして下さい。 まず事実について包み隠さず書き留めておくこと、問題が起こった経緯についてなるべく詳しく記述するということ、問題を起こしてしまったことに対して反省の気持ちを表現するということです。 問題を起こしてしまうと降格されてしまったり、免職されてしまう可能性があるため、「報告せずにすればいい」と考えてしまう気持ちもわかります。 ですが、問題が発生してしまった場合、それを隠したり隠ぺいすることにより、さらに問題が悪化してしまう場合もあります。 顛末書には意見を入れない 顛末書は、ご自分の意見や感想を述べる必要はなく、事実だけを詳細に書きとめる必要がありますが、一つだけご自分について書いてもよいことがあります。 問題を起こしてしまったことについて、反省しているという気持ちだけは書いておく必要があります。 顛末書に反省しているという気持ちが書かれていないと、上司や管理職の方に対して不評を買ってしまう原因となりますので注意しましょう。 顛末書と始末書の違い 顛末書と始末書の違いには、顛末書は主に会社間のトラブルや、企業の運営方法に問題がある場合に提出される文書になり、始末書は個人で問題を起こした場合に対処するもので、そのため企業に提出する反省や謝罪の意味合いが強い文書になります。 顛末書とはそもそも、問題を起こしたことにより、会社にご迷惑をかけてしまったトラブルのきっかけになったことについて、その状況をはじめから最後まで一部始終報告する意味をもちます。 そのため、顛末書の中には謝罪や反省といった意味は込められていません。 始末書は顛末書と良く取り違えて考えていらっしゃる方も少なくありませんが、顛末書が事の経緯を書きとめておくものに対し、始末書は問題を起こしてしまったことに対する謝罪や反省しているという気持ちを表現する文書になります。 そのため、始末書を書く必要がある場合は、降格や懲戒処分を受ける可能性もあります。 決まりがない場合 企業によっては、どういった方法により顛末書を作成するのかを決められている場合があります。 ですが、顛末書の様式が用意されていない場合もあります。 その場合はどういった方法により顛末書を作成すれば良いのか頭を悩ませてしまいます。 顛末書の書き方について困った場合には、上司の方にその方法について尋ね、正しい方法により顛末書を作成しましょう。 反省の意思を伝えるために、顛末書の書き方を知りたいという理由であれば、上司の方も悪く考えることはありません。 縦書きと横書き 特にその企業で定められていない場合には、顛末書を縦書きにしても横書きにしても構いません。 日本においては正式な文書は縦書きの方がふさわしいとされているため、顛末書を手書きで作成する場合には縦書きで作成することをおすすめします。 ですが、パソコンで顛末書を作成するのであれば、横書きで作成しても構いません。 顛末書の文体について 顛末書を作成する場合には、お手紙やメールとは異なり、報告書の意味合いが強いため「だ」、もしくは「である」といった文体でも構いません。 もしも、今後同じようなミスを起こさないという意志と謝罪を述べる必要がある場合には、「です」または「ます」で言葉を締めくくりましょう。 その結果、原因究明と今後の対策を講じることが出来ました。 詳細につきましては、下記の通りご報告させて頂きます。 被害があった場合は被害額についても詳しく書いておきましょう。 次に「 当時の対応」「今後の対策」の順番で文章を構成します。 昨日は当事者のみならず社員全員で意見交換を行い、今後、二度と同様のミスを繰り返すことの無いよう、今回提示させて頂きました対策を徹底致します。 社外向け顛末書の例文 社外向けの顛末書の書き方は次のものになります。 日付や宛名、ご自分のお名前と所属、文書のタイトルについては、社内向けの顛末書と同じです。 再発防止をお誓いするとと共に、謹んでお詫び申し上げます。 遅刻をしてしまった場合 顛末書とは、謝罪や反省の気持ちを述べるのではなく、問題が起こってしまったことに対する事の詳細を報告するためにかかれる文書です。 その顛末書によっては、始末書により近い方法で書かれ、同じ問題を起こさないためにも、反省や謝罪の意味を込めて書かれる場合もあります。 遅刻をしてしまった場合に顛末書を提出するのであれば、なぜ遅刻をしてしまったのかその理由とその経緯、今後遅刻をしないためにどういった対処法をとるかといったことを書き、そのあとで謝罪の言葉を述べましょう。 遅刻をしてしまった場合の理由や原因の書き方 遅刻をしてしまった原因については、例えば前日に飲み会などで帰宅するのが遅くなり寝坊してしまったためといったことがその原因に当り、就寝時間が遅くなったため寝坊してしまい、会社の会議に間に合わなかったといった経緯を報告します。 そして、遅刻してしまったことにより、会社の信頼を失ってしまったといった損害について、これからは遅刻をしないために、会議のある日は飲み会には参加しないといった、今後の対策について記述します。 事故をおこした場合 顛末書を書く必要がある場合には、遅刻のほかにも運転中の事故といったトラブルを起こしたり、巻き込まれた場合にも書く必要があります。 その場合には、顛末書を作成し事故を引き起こした状況や原因、企業側に与えた損害について詳細に書き入れ、企業側に提出する必要があります。 そのうえで、今後は安全運転を心掛け、勤務中であるということを十分に配慮しながら運転を心掛けるといった対処方法について記述しましょう。 事故をおこした場合の理由と原因の書き方 事故を起こした際にかかれる顛末書は、例えば一時停止を怠ったためほかの自家用車と接触してしまい、次に回らなければならなかったお得意様にご迷惑をかけてしまったといった事故を起こした経緯と原因、会社に与えた損害について書きましょう。 会社の備品を紛失した場合 顛末書が必要な状況は、期日までに納品できなかった場合や商品に欠損はあった場合、会社の備品を紛失してしまった場合は考えられます。 そのほか企業側から渡される社員証も紛失する可能性が高いです。 もちろん企業側から渡された備品は、紛失しないよう大切に扱いますが、それでも絶対になくすることがないとは言えません。 備品を紛失してしまった場合の書き方の注意 もしも、会社の備品や書類を紛失してしまった場合には、顛末書が必要になります。 ですが、企業側から用意される備品の中には非常に重要なものもあり、紛失してしまうことにより重大な問題にもなりえます。 例えば、それが自分の不注意により紛失したものであれば、顛末書にも企業側に損失を与えたとして顛末書の本文の1行目に謝罪文を書き加えておきましょう。 基本的には、顛末書は始末書とは別物のため、謝罪文を書くためのものではありませんが、自分に落ち度があった場合には謝罪の言葉を文章の中に組み込み、反省しているということを誠意をこめて伝えましょう。 顛末書を手書きにする場合のメリットとデメリット 顛末書を作成する場合には、自筆により作成すると、より謝罪の意味合いや反省の気持ちが伝わりやすくなります。 顛末書は、ご自分のミスにより作成する必要があるケースもあるため、その場合には謝罪をするためにも自筆で作成することをおすすめします。 ですが、なるべく早く報告する必要がある場合には、書き損じや清書をするために時間がかかってしまう場合があるため、パソコンで顛末書を作成しても構いません。 また、あわてて書いた顛末書は、読みづらい文字になってしまう場合もあります。 そうなると相手の方に悪い印象を与えてしまいます。 そのため、手書きで書くだけが顛末書を書くにあたってふさわしい方法とは言えません。 その状況によって、手書きにするかパソコンで作成するかを決めましょう。 パソコンで顛末書を作成するデメリットには パソコンで顛末書を作成する場合には、早く作成できるといったメリットや、書き文字に自信がないという型にとっては、美しく仕上げられるといったメリットもあります。 ですが、顛末書を受け取る方がご年配の方であった場合には、パソコンで作成することにより手抜きをしているのでは、といった印象を受ける方も多く、悪い印象を与えてしまう場合があるため、受け取る方によってもどういった方法により顛末書を作成するのか決めましょう。 顛末書の封筒のマナー 顛末書は、報告書ということのほかにも、反省しもう一度気を引き締めるという意味合いが込められています。 そのため、顛末書を入れる封筒にも注意が必要です。 ビジネスマナーとして当然のことではありますが、報告書とはいえ反省の気持ちを表現する必要がありますので、色つきのものやイラストの入ったものは選ばず、必ず無地の封筒を選びましょう。 封筒の選び方 顛末書を入れる封筒は基本的に白い色のもので、封筒の中が二重になっているものを選びます。 これは、中に重要な書類が入っているという意味合いがあり、事の重大さを意識しているということを表現することもできます。 ビジネスシーンにおいては、この二重の封筒を用いる場合が多いため、念のため用意しておきましょう。 イラストの入っていない封筒を選ぶということのほか、顛末書を入れる場合には、横長になっているものや請求書を入れる際に用いる茶封筒は使用しないということがマナーです。 顛末書を入れる封筒は必ず白い色の縦長のものを選びましょう。 封筒の大きさと用紙のサイズは合わせること 顛末書作成する用紙はA4またはB5のものを用いるのが一般的とされていますので、顛末書を封入するのであれば、ビジネス用の無地の便せんを用いましょう。 封筒は、用紙のサイズに合ったものを選び、用紙に比べ封筒が大きすぎたり、小さすぎるため小さく折り畳む必要があるものは選ばないよう心がけましょう。 用紙など 顛末書に用いる用紙は、社内で用いられている便せんを使用するのではなく、A4もしくはB5の大きさの用紙を用いましょう。 また、顛末書を作成する場合には、黒いインクのボールペンか万年筆を用います。 顛末書の本文を書き終えた後は、所属部署や氏名を書くのを忘れないよう心掛けてください。 顛末書を書くにあたっては、色の入っていない白い用紙を選び、罫線のあるものを選べば文字が曲がってしまう心配もありません。 そのほか、顛末書にご自分のお名前を書いた後で押印をする必要があります。 顛末書は主に、その現場の責任者として書類を提出しますので、ご自分の印鑑ではなく社判を用いる場合もあります。 封筒に見合った便箋の折りたたみ方 顛末書を入れる封筒に和封筒を選ぶのであれば、顛末書の用紙を四つ折りにして入れ、便せんを縦に半分にたたみます。 顛末書の用紙は四つ折り以上にならないよう注意して下さい。 顛末書は、その内容以外にもマナーの守られた用紙や封筒を選ぶことで、相手の気持ちを配慮して気分を害さないよう注意する必要があります。 そのほか、封筒に顛末書を入れる際には、受け取る方が読みやすいように1行目が左上になるよう封筒に入れましょう。 筆記用具と書き方 顛末書を書くにあたっては、必ず黒のボールペンもしくは万年筆を選び、封筒の表面に「顛末書」とその文書がどういったものであるのかタイトルを書き入れた後、封筒の裏面には左下の部分にご自分の所属部署と氏名を書き入れてください。 顛末書は「報告書」ということのほかにも、場合によっては、反省文という意味合いも込める必要があるため、失敗のないよう注意しながら書いてください。 本文を書くにあたって細心の注意を払い書き終ったあとで気が緩んでしまい、封筒を書くときになり失敗してしまうという場合も多くあります。 例えば誤字脱字といった失敗をする方が多くいらっしゃいますので、つれて書き終えてしまうまで気を抜かないよう注意しましょう。 始末書の場合は 始末書の場合は、ご自分が起こしたミスにより会社に損害を与えた場合に作成する文書になりますので、ご自分の印鑑を用います。 ビジネスシーンにおいて押印をするということは、作成した文書の内容について責任をもつという意味が込められています。 また始末書の場合は、ご自分が起こしてしまったミスにより懲戒免職や降格される可能性があり、その身体を決定する大切な文書です。 そのため、始末書にご自分の印鑑を押印する場合には、シャチハタではなく正式なものを用いましょう。 失敗してしまった場合には 押印した際にゆがんでしまったりにじんだために文字がよく見えなくなってしまった場合には、初めから書き直す必要があります。 何か書き損じや押印を失敗してしまった場合には、そのまま提出してしまうと相手の方に悪い印象を与えてしまいます。 押印する際にはご自分のお名前と重なってしまわないよう、一文字程度の空白を作って押印しましょう。 押印の前に一度ほかの用紙で試してから、始末書の用紙に押印すると良いでしょう。 期限を守ること 何かミスや問題が起こった場合には、顛末書を書く前に先に上司に報告をしましょう。 まず、分かった時点で直接上司の方に報告をし、顛末書は別に提出することになります。 顛末書を提出する期限については、トラブルが起きた場合にはなるべく早く対応し上司の方に報告する必要があります。 ですが、顛末書を提出する時期は問題が起こった時ではなく、その問題について対応し終えた時点で提出しましょう。 これは、2度と同じ間違いをしないようにするため、その原因についてはっきりさせる必要があるため、事の顛末と、どういった対応をしたかといった詳細を書く必要があるためです。 正しく顛末書を書いて今後に役立てよう.

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